Documenti condominiali, per quanto tempo vanno conservati? Che succede se vanno persi - designmag.it
Se si vive in un condominio, come sappiamo sono molti i documenti che ci arrivano e che sono riferiti ad esso: dalle bollette mensili, alle rate di lavori straordinari fino ai documenti delle assemblee.
Ogni condomino ha normalmente un faldone con tutti i documenti relativi al condominio, al pari di quelli delle bollette di luce e gas ed altro. Ma per quanto tempo i documenti condominiali vanno conservati? che succede se vanno persi? ecco cosa dice la legge a proposito.
E’ sempre consigliabile conservare personalmente tutta la documentazione relativa al condominio di cui si fa parte, ma ci sono delle regole anche per quanto riguarda la conservazione dei documenti condominiali da parte dell’amministratore.
E’ il Garante per la protezione dei dati personali ad aver stabilito nuove regole sulla conservazione dei documenti condominiali, ponendo fine alla pratica illegittima di archiviare le scartoffie senza limiti di tempo. Il principio alla base delle nuove linee guida è la “limitazione della conservazione”, sancito dal GDPR, secondo cui i dati personali possono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti.
L’amministratore è quindi tenuto a seguire le linee guida per la conservazione dei dati. Per i documenti con rilevanza civilistica e fiscale, come bilanci, fatture e contratti, la conservazione obbligatoria è di 10 anni, in linea con i termini di prescrizione e gli accertamenti fiscali. Per tutti gli altri documenti, la regola è la cancellazione immediata non appena la finalità è esaurita.
Le linee guida forniscono esempi chiari: ad esempio, la copia di un documento d’identità va distrutta dopo aver registrato le generalità nell’anagrafe condominiale, e la corrispondenza relativa a un condomino moroso va eliminata una volta che il debito è stato saldato.
Al momento del passaggio di consegne, l’amministratore uscente perde la legittimazione a trattare i dati del condominio e deve restituire immediatamente tutta la documentazione, sia cartacea che digitale, al nuovo amministratore. Trattenere documenti è un illecito trattamento dei dati personali e l’unica eccezione è la conservazione di una copia dei documenti essenziali per un’eventuale difesa in giudizio, ma in ogni caso tale copia deve essere protetta e limitata allo stretto necessario.
Il passaggio di consegne tra amministratore uscente e nuovo deve essere formalizzato attraverso un verbale dettagliato che elenchi tutti i documenti e i supporti trasferiti, comprese le eventuali copie trattenute per scopi difensivi, che andrà a tutelare entrambi.